Compliance e Innovación una nueva visión
Por el Lic. Héctor San Román Rivera, Socio Director de Compliance Officers.
Las empresas en México, al igual que en otros países, enfrentan diversos retos en el cumplimiento regulatorio, en la implementación del sistema anticorrupción y en la prevención del lavado de dinero de origen criminal. Algunos de los desafíos más comunes incluyen: 1. Comprender el sistema regulatorio y en adaptarse a los cambios en la legislación: Las leyes y regulaciones cambian con cierta frecuencia, lo que puede dificultar el seguimiento y la adaptación a nuevas normativas. Las empresas deben estar al tanto de los cambios legales y ajustar sus políticas y procedimientos, incluso las características de sus productos y servicios en consecuencia. 2. La complejidad regulatoria: México tiene un marco legal y regulatorio complejo y diverso que varía según la industria y la ubicación, la complejidad regulatoria incluso juega un papel muy importante en limitar la cantidad de participantes en determinado sector, y resulta evidente que muchas de esas barreras son impulsadas por empresas que mantienen un dominio en el mercado y no desean la llegada de nuevos participantes o la permanencia de estos, aunque ese tema daría para otro artículo, me gustaría resaltar que el uso perverso de la regulación ha sido muy socorrido en diversos sectores como el financiero, el de la salud y en las telecomunicaciones, bien sea para eliminar la competencia o disuadir la llegada de nuevos participantes.
La capacidad de cada empresa para adaptarse a la regulación y a sus modificaciones en algunos casos es de vida o muerte, por esto resulta fundamental desarrollar la cultura, las estructuras y la infraestructura necesaria para responder a estas necesidades, estas decisiones por supuesto que tienen un impacto económico en las organizaciones, primero por que parecería que todos estos recursos limitan la capacidad de hacer nuevos negocios o la velocidad con la que estos se concretan; y segundo porque la escases en los presupuestos anuales normalmente privilegian las áreas comerciales antes que las de cumplimiento; en lo personal creo que mientras más rápido se superen al interior de la empresa estos dilemas con el correcto análisis y discusión de estos asuntos podemos encontrar el justo balance entre el correcto grado de cumplimiento y el negocio exitoso.
Es la segunda razón mencionada anteriormente, por la cual muchas startups que desean desarrollar ideas de emprendimiento innovadoras para transformar una industria en beneficio de los clientes o usuarios, llegan a desistir en sus esfuerzos al realizar que los estándares regulatorios han sido diseñados por los viejos participantes de ese mercado, que con la justificación del uso de los mejores estándares en la industria entre otros muchos argumentos, hacen desistir las ideas de emprendimiento y de innovación, pues las inversiones en aspectos relacionados con el cumplimiento y su complejidad resultan ser muy onerosos y esto fulmina cualquier entusiasmo creativo.
Dicho lo anterior, para cualquier empresa que pretenda ser exitosa en su sector y evitar que el cumplimiento o mejor dicho el incumplimiento regulatorio sea un dolor de cabeza y motivo de constantes desencuentros en la organización, deberá desarrollar un ecosistema de cumplimiento efectivo, lo que implica establecer un conjunto de políticas, procesos y prácticas que promueven y garanticen el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables en todas las áreas de la organización. En el desarrollo del ecosistema de cumplimiento hay pasos clave y son los siguientes:
1. Identificar a las Partes Interesadas: i) El compromiso de la alta dirección, sus accionistas, inversores y empleados, y la cultura de ética y cumplimiento que se desarrolle en esta en la piedra angular del sistema por así decirlo, no hay sistema de cumplimiento que sobreviva si no se cuenta con el compromiso y el apoyo de la alta dirección porque si no es así toda iniciativa destinada a crear una cultura de cumplimiento y de ética será vista como una pérdida de tiempo y dinero. La alta dirección debe establecer un tono desde arriba que refleje la importancia de la integridad y el cumplimiento y por supuesto que en este sentido la coherencia y credibilidad en el actuar de los accionistas, los miembros del consejo y directivos es fundamental, pues de nada sirve el mejor de códigos de conducta si no se predica con el ejemplo; ii) los clientes por supuesto que son quienes más se benefician con regulaciones claras y transparentes, que permiten la llegada de nuevos participantes, que revelan el tratamiento final de la información de cada uno de ellos, son al menos algunos de los aspectos que hay que mencionar; iii) las autoridades y sindicatos, en cierto sentido muchos de los aspectos de cumplimiento que deben atender las empresas están diseñados en proporcionar información a la autoridad en aspectos delictivos de sus clientes o usuarios, lo cual visto de manera superficial hace parecer que la autoridad ha trasladado esa actividad de supervisión a los particulares, aunque este aspecto también da para escribir otro artículo, iv) proveedores y acreedores, los estándares para las contrataciones de proveedores hoy en día incluyen la validación del cumplimiento de regulatorio de las empresas, y un incumplimiento a estas puede significar la cancelación de un contrato de proveeduría o el vencimiento anticipado de un contrato de crédito; v) la comunidad. El peso de las organizaciones sociales y empresariales también tienen un aspecto muy importante como contrapeso en el diseño de las cargas regulatorias y es importante tenerlas en cuenta.
2. Evaluación de riesgos y su administración: El incumplimiento regulatorio tiene una serie de consecuencias negativas para las empresas en México, que van desde cancelaciones de registros como en el caso de Centros Cambiarios que implica el cierre del negocio, sanciones financieras, daños en la reputación con las consecuencias económicas, inhabilitación de funcionarios, responsabilidades penales para las empresas y sus empleados y directivos. Por este motivo la identificación de los riesgos y su debida administración resulta particularmente relevante mediante i) El diseño de Políticas, Procedimientos, Estándares, Matriz de Riesgos; ii) Implementación de Acciones preventivas, Planes de Corrección; iii) La implementación del Monitoreo, Auditoría Interna y Externa, Debida Diligencia y Canales de Denuncia.
3. Cumplimiento Regulatorio: En este rubro hay que considerar los siguientes elementos i) Nombramiento de responsable como Oficial de Cumplimiento y de un Órgano Colegiado esto es un Comité de Cumplimiento o Auditoría; ii) Implementación del sistema de control interno con controles financieros y operativos, y iii) El desarrollo de la cultura, la comunicación, capacitación y diciplina en la organización.
4. Los aspectos relevantes de la cultura de la organización, se deberán reflejar en el Código de Conducta. La importancia de este documento radica en que si hoy en día la organización no demuestra que ha implementado prácticas, procedimientos y órganos colegiados que prevengan, disuadan o sancionen cierto tipo de conductas, tales como la discriminación, el acoso, actos de corrupción o el ocultamiento deliberado de información a los consumidores, podría interpretarse como acciones de negligencia corporativa que le haga incurrir a la misma empresa en responsabilidades administrativas y penales, especialmente cuando se demuestra que la alta dirección conocía de estas prácticas y no hizo nada por evitarlas y sancionarlas o incluso en el peor de los escenarios fomentó pasiva o activamente esas conductas como parte de su cultura corporativa.
El otro aspecto fundamental en el desarrollo del ecosistema de cumplimiento radica en el establecimiento de una línea de reporte y su debido escalamiento, contar con un Consejo de Administración en el que participen Consejeros Independientes, es de gran utilidad y normalmente permite tener otro ángulo de visión en temas relevantes, que esos Consejeros Independientes además participen en órganos colegiados como el Comité de Auditoría resultan estratégicos.
Pero finalmente, ¿la innovación tiene oportunidad en la implementación de procesos de Compliance? Sin duda alguna hoy la complejidad regulatoria es mayor que la que teníamos en la década de los años ’90, aquellos que venimos participando en el sistema financiero desde aquella época lo vivimos todos los días y muchos procesos que antes resultaban sencillos, ahora son más complejos, muchos de ellos resultado del aprendizaje que nos han traído las crisis sistémicas vividas en los últimos treinta años, aunque también es cierto que hoy como nunca y gracias a la revolución tecnológica que estamos viviendo en los últimos 20 años contamos con más herramientas para administrar los riesgos y tener controlado el cumplimiento regulatorio en la empresa, y es aquí en donde la capacidad de innovación se hace presente, con el desarrollo de herramientas que faciliten y hagan más amigable este proceso, que sin duda alguna genera mucho estrés en las organizaciones.
También es cierto que la pandemia del Covid 19 trajo consigo importantes transformaciones en las áreas de cumplimiento, muchas barreras e ideas limitantes tuvieron que romperse incorporando nuevas formas de trabajar y que han resultado beneficiosas en el largo plazo.
En este proceso de innovación la experiencia cuenta, pero también es importante la llegada de nuevas maneras de ver el negocio y su cumplimiento, y en cómo abordarlo, la habilidad radicara en entender el complejo sistema de cumplimiento vigente y en la capacidad de adaptar este a los cambios en la normatividad externa e interna priorizando su cumplimiento conforme a la importancia relativa de cada caso en el que la tecnología e incluso el uso de la inteligencia artificial estén al servicio del ecosistema de cumplimiento y no al revés.
